Responda rápido: qual é a menor distância entre dois pontos no espaço? Uma reta? Sim, no mundo físico e real a reta é a menor distância. Mas, entretanto, no mundo virtual, basta apenas um clique no teclado de um computador para você percorrer todas as distâncias possíveis e imaginárias. O computador e as ferramentas de comunicação virtual são capazes de nos transportar, em questões de segundos, para lugares onde nunca imaginaremos chegar. Também nos coloca em contato com pessoas residentes em qualquer parte do planeta e nos permite fazer conexões e transações com os mais variados segmentos, de acordo com as necessidades específicas de cada um.

Portanto, com as novas ferramentas de comunicação virtual, como database (banco de dados), e-mail, conexão de rede, internet etc, as empresas e instituições ganharam agilidade nos processos e puderam aprimorar o relacionamento com o mercado, com os clientes e com os setores afins.

No entanto, especialistas afirmam que estamos migrando da era da Tecnologia da Informação para a era do Conhecimento. Com as transformações econômicas, tecnológicas e culturais, oriundas da globalização, não basta apenas ter informação de mercado e oferecer bons produtos e serviços. É necessário gerar conhecimento através das informações obtidas, para, com isso, atender as necessidades específicas de cada cidadão.

Abaetê Azevedo, profissional de marketing e especialista no assunto, afirma que o diálogo e a informação serão a nova ordem. "O computador modificou a produção. O computador mudou nossa forma de trabalhar no escritório. Agora, o computador está mudando a maneira de se fazer negócios e de se relacionar", afirma Azevedo.

Mas como o database pode viabilizar melhorias nos processos administrativos e nos negócios? Para Azevedo, o banco de dados ajuda a implementar o Marketing de Relacionamento de diversas maneiras. "Os esforços de marketing tornam-se tanto mais eficientes como eficazes, porque a instituição fica hábil para identificar as necessidades de seus funcionários, de seus projetos, de seus parceiros e de seus clientes e, com base nisso, pode elaborar políticas eficazes nas áreas administrativas, de recursos humanos, de vendas etc, oferecendo produtos e serviços adequados e no tempo correto", afirma o especialista.

Atualmente, a tecnologia está equipada para administrar a vasta quantidade de dados que a instituição necessita e para interagir com os segmentos afins, de maneira verdadeiramente personalizada, rentável e com baixo custo. Além disso, o database permite o desenvolvimento de novos projetos, programas e produtos, já que as instituições conhecerão o perfil de toda a comunidade com a qual trabalha.

Cruzamento de informações na busca do perfil

Maria Voivodic, diretora executiva do Portal Universia Brasil, portal que reúne as principais instituições de ensino superior no País, acredita que ter as informações disponíveis em database permite a organização sistemática do conjunto de dados que uma empresa possui. "Esta organização viabiliza um tratamento mais detalhado das informações, sendo muito usado atualmente no serviço de atendimento ao cliente. Ao extrair informações estratégicas, a empresa pode fazer buscas relevantes para campanhas promocionais específicas e saber, por exemplo, detectar quais de seus clientes moram em SP, quais têm uma renda acima de 'X' e quais são casados (mais conhecido como CRM)", afirma a executiva.

No caso do banco de dados do Universia (UniversiData), todas as informações das instituições estão neste formato detalhado por perfil. "Isso nos permite fazer saídas de busca detalhada, como, por exemplo, a procura por um curso de graduação matutino, no Estado de São Paulo", comenta Maria Voivodic.

"As notícias também estão em formato de banco de dados, possibilitando o cruzamento e link de referência em matérias afins. Isso sem falar nas informações de nossos usuários, conseguidas através do cadastro no site, e que definem o perfil dos visitantes do serviço. Desta forma, é possível atuar em campanhas de marketing direcionadas, bem como na produção de conteúdo e serviço de interesse para este público-alvo", complementa.

Além disso, o Universia possui uma base de dados offline com dados de todas as instituições de ensino parceiras, o que permite selecionar grupos pré-determinados segundo diversos critérios: estado, função na instituição, nome, etc. Desta forma, a comunicação para grupos de interesse específicos torna-se mais personalizada, enriquecendo o relacionamento entre as partes.

"A informação sem dúvida é conhecimento. No caso de uma estrutura organizacional, quanto mais informações ela obtém de seus clientes, do mercado, dos concorrentes, mais ela está preparada para mudanças do mercado. Assim, podem se manter constantemente em movimento de acordo com a estrutura externa, preparando-se de forma mais precavida para as mudanças que ela não pode controlar", aponta a especialista.

No mundo de hoje, o acesso à informação, na visão de Maria Voivodic, dá mais poder ao cliente, mas, ao mesmo tempo, a organização também tem mais acesso aos dados de seu público-alvo. "Desta forma pode direcionar campanhas específicas de marketing e de comunicação. Nesta década, a empresa tem que ter em mente que deve adotar uma política clara de comunicação, ser absolutamente ética em suas relações e respeitar, sobretudo, os desejos de seu público-alvo", explica.

Se a comunicação é essencial para uma organização e tem que ser mantida em todos os níveis, como garantir uma comunicação eficaz? "Uma 'miscommunication' (comunicação mal articulada) pode gerar uma série de maus-entendidos entre empresa e fornecedores, entre empresas e clientes e entre a empresa e seus funcionários. A clareza da política da empresa e o tratamento equânime do público interno são essenciais para a fidelização dos clientes e a motivação dos funcionários", ressalta a executiva.

Comunicação virtual como fator estratégico

Atenta a essas vantagens, a Unesp vem investindo, nos seus principais departamentos e unidades, na comunicação virtual como fator estratégico para o aprimoramento do ensino, pesquisa e extensão. Na Pró-Reitoria de Extensão Universitária (Proex), por exemplo, estão hospedados quatro grandes bancos de dados. Lá, o usuário tem acesso aos cursos de extensão elaborados pela universidade; serviços prestados pela Unesp ao setor produtivo e terceiro setor; às empresas-juniores e à gama de atividades de extensão desenvolvidas por professores, alunos e funcionários.

"Na verdade, o trabalho de captação de informações institucionais da Unesp está apenas começando. Esta é uma orientação do nosso Reitor, que dá todo o apoio para a criação e manutenção destes bancos de dados. Mas, entretanto, temos de estimular constantemente as pessoas, para que trabalhem focadas nessas questões, e criar, com isso, uma nova cultura dentro da universidade", comenta Benedito Barraviera, Pró-Reitor de Extensão Universitária (Proex).

"Com apenas pouco tempo, já obtivemos uma boa quantidade de informação de nossa universidade. E isso já vem dando bons resultados. Os bancos de dados permitem que a comunidade interna e o público externo tenham acesso a todo tipo de informação que necessitar, o que propicia agilidade e uniformidade nos processos", afirma Barraviera.

"Agora, temos um contato muito mais direto com funcionários, alunos, professores e parceiros. E isso vem se desdobrando, por exemplo, no surgimento de novas parcerias, novos projetos de cooperação acadêmico-científicos e, sobretudo, novos programas de extensão. Além disso, estamos reforçando as nossas parcerias e aumentando o comprometimento da comunidade interna", complementa.

Com o intuito de fomentar o surgimento de uma nova cultura na Unesp, a Proex aproveitou o 2º Congresso de Extensão Universitária, realizado em novembro, na cidade de Bauru, para homenagear as Unidades Universitárias que mais forneceram informações para a criação e manutenção de banco de dados na área de extensão. Na ocasião, foram homenageados a FCL-Assis, o IB-Botucatu e a FCT-Presidente Prudente.

A Faculdade de Ciências e Letras da Unesp (FCL), campus de Assis, é a unidade que possui o maior volume de informações disponíveis nos bancos de dados da universidade, seguida pelo Instituto de Biociências da Unesp (IB), campus de Botucatu, que também possui uma grande variedade de informações online. "O gerenciamento de informações é um trabalho de fundamental importância para o desenvolvimento das atividades de qualquer instituição. E isso faz parte da filosofia implementada no IBB, pois acreditamos que fornecer informação é uma obrigação, principalmente para os órgãos públicos", aponta o prof. dr. José Roberto Saglietti, diretor do IB.

"Internamente, um banco de dados ajuda os profissionais a terem uma visão global da instituição na qual estão vinculados e, com isso, promove uma maior integração entre as pessoas, facilita os trâmites burocráticos e proporciona agilidade. Externamente, o database se configura como um constate canal de informações, para que o mercado, os parceiros, as entidades e as pessoas em geral tenham acesso a tudo o que é desenvolvido na instituição, o que viabiliza fidelidade nas parcerias e surgimentos de novos acordos", ressalta Barraviera.

Para o Pró-Reitor, ter informações em banco de dados pode viabilizar inúmeros contatos e parcerias com os agentes acadêmicos. "No caso do banco de dados das atividades de extensão, os docentes podem, por exemplo, ser convidados, com muito mais freqüência, para conferências e congressos. Os projetos de extensão podem ganhar mais recursos através de parcerias firmadas, e toda a comunidade acadêmica-científica terá a possibilidade de consultar os principais projetos e programas desenvolvidos por nossos professores", afirma Barraviera. "Em relação ao banco de dados de serviços, há uma grande possibilidade de se estabelecer parcerias com empresas, com outras universidades, com centros de pesquisa e com ONG's, por exemplo", finaliza.

Os interessados em incluir seus trabalhos no banco de dados da Unesp devem acessar a página da Proex na Internet e preencher os formulários.

Benefícios do banco de dados

- Permite à instituição avaliar o valor de seus parceiros, funcionários, clientes etc;
- Permite à instituição ter conhecimento geral sobre suas atividades, seus projetos e seus programas;
- Garante agilidade nos processos administrativos, financeiros e acadêmicos;
- Cria condições para o desenvolvimento de políticas de recursos humanos, de negócios e de relacionamento;
- Propicia maior comprometimento das pessoas no trabalho.